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TU Berlin

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Aktuelles und Hinweise

Umstellung der Studierendenverwaltung auf SAP

Liebe Studierende,

unsere Hochschule arbeitet seit einiger Zeit daran, alle Arbeitsbereiche nach und nach auf den Betrieb mit SAP umzustellen. In der Hochschulverwaltung ist dies zu einem großen Teil bereits erfolgt, nun wollen wir in der Studierendenverwaltung folgen.

Das Prüfungsmanagement in Pilotstudiengängen hat SAP bereits seit einer Weile adaptiert, Mitte Dezember folgen nun die Bereiche Immatrikulation und Studierendenverwaltung. Dies spielt für Sie allem voran im Bereich der Rückmeldung eine große Rolle. Um einen gelungenen Start mit SAP in diesem Bereich sicherzustellen, erfolgt die Rückmeldung zum Sommersemester 2020 anders als gewohnt:

  • Die Rückmeldung erfolgt gestaffelt nach verschiedenen Gruppen. Seien Sie nicht verunsichert, wenn sich Kommiliton*innen schon zurückmelden können, Sie jedoch noch nicht.
  • Bitte warten Sie mit der Zahlung von Rückmeldegebühren und -beiträgen, bis Sie explizit dazu aufgefordert wurden. Die in der entsprechenden Aufforderung und anschließend in Ihrem TU-Account (tuPORT) enthaltenen Informationen bitten wir Sie, unbedingt zu beachten.
  •  Einmalig wird der Rückmeldeschluss für das Sommersemester 2020 verschoben – es gilt der 28. Februar 2020 als Fristende.
  • Zwischen dem Versand der Rückmeldeaufforderung und der Bereitstellung aller für Sie wichtigen Informationen diesbezüglich und dem Rückmeldeschluss wird Ihnen ausreichend Zeit verbleiben, um Ihre Rückmeldung fristgerecht durchführen zu können.

Um unsere Systemumstellung gut vorbereiten zu können, werden wir kurzfristig die derzeitigen Systeme deaktivieren müssen. Die Abschaltung erfolgt vom 5. Dezember, 13.00 Uhr bis voraussichtlich einschließlich 10. Dezember 2019. In diesem Zeitraum wird es nicht möglich sein, QISPOS und QISSOS zu nutzen; Ausdrucke von Noten- und Studienbescheinigungen und Adressänderungen beispielsweise sind in dieser Zeit nicht möglich. Auch finden in diesem Zeitraum sowohl im Studierendensekretariat als auch im Referat Prüfungen keine Sprechstunden statt. Über eventuelle weitere temporäre Einschränkungen werden wir Sie natürlich rechtzeitig informieren.

Nach vollendeter Umstellung wird SAP/SLcM eine Vielzahl von organisatorischen Vorteilen auch für Sie während Ihres Studiums an der TU Berlin haben. Wir werden beispielsweise auf viele der bisherigen papiernen Anträge verzichten, Ihre Anträge können Sie stattdessen bequem online stellen. In beinahe allen Fällen werden Sie Ihre Nachweise einfach hochladen, anstatt sie in Papierform einreichen zu müssen. Sie erhalten eine bessere Übersicht über Ihren Immatrikulations- bzw. Rückmeldestatus sowie über Ihre Dokumente und den Status Ihrer Anträge. Auch eine digitale Gebührenübersicht sowie eine Aufstellung Ihrer gezahlten Semestergebühren und -beiträge werden Ihnen zur Verfügung stehen.

Natürlich lassen wir Sie mit all diesen Neuerungen nicht allein. Über Anleitungen und Tutorials informieren wir Sie jeweils anlassbezogen. Selbstverständlich erreichen Sie uns auch persönlich, per Mail und per Telefon. Alle Kontaktinformationen finden Sie unter Direktzugang 142817. Bitte haben Sie dennoch Verständnis, wenn aufgrund der Softwareumstellung verlängerte Antwortzeiten durch ein erhöhtes Anfrageaufkommen entstehen. Wir sind mit voller Kraft im Einsatz und freuen uns auf die kommenden Neuerungen für Sie und uns.

Mit freundlichen Grüßen

Im Auftrag

Ihr

Studierendensekretariat
der TU Berlin

Changeover of student administration to SAP

Dear Students,

For a while now, our university has been working on switching our data handling to SAP for all our departments. The university administration has been piloting, now it is time for our student administration to follow.

Exam management in our pilot degree programmes has been using SAP for a while already. Enrolment and student self management are to follow by mid-December. For you, this will be of major importance when it comes to re-registration. To ensure a successful start with SAP, re-registration for the 2020 summer term will be carried out in a different way than usual:

  • Re-registration will proceed at staggered intervals. There will be no need to get nervous if your fellow students were already able to re-register while you are still waiting.
  • Please do not transfer any re-registration fees or any other fees until you have been asked to do so explicitly. We strongly ask you to follow any instructions you will find in your demand note.  
  • For the summer term 2020 only, the deadline for re-registration has been delayed – the new date being 28 February 2020.
  • Please be assured that you will have enough time to meet the deadline for re-registration once you will have received your demand note including all necessary information.

To enable a smooth changeover to SAP, we will have to shut down our current systems. This will be happening between 5 December, 1pm and midnight of December 10th. During that time, you will not be able to use both QISPOS and QISSOS, meaning that for example no print-outs or changes of address can be made. Also, there will be no office hours at both the Office of Student Affairs and the Examination Office. We will let you know in due time should any further temporary limitations occur.  

Once SAP/SLcM has been fully adapted, you will benefit from a wide number of advantages during your time at TU Berlin. For example, we will be giving up our paper application forms in favour of you simply applying online. In almost all cases you will be able to simply upload your certificates instead of handing them in on paper. You will gain a better outline of your status of enrolment/re-registration as well as your documents and applications. We will then also be able to provide you with a digital list of fees as well as a statement of all your fees paid already.

Of course we will not be leaving you on your own with all these changes. We will keep you updated on manuals and tutorials whenever relevant.

Also, you may of course contact us personally, via email and telephone. All contact details can be found via direct access 142817. Should it take a little longer for us to reply due to a high amount of requests, we kindly ask for your understanding. We are giving it our best, looking forward to all those things new for all of us.

Kind regards

Your

Office of Student Affairs

Deaktivierung der Altsysteme

Liebe Studierende,

in der 48. kalenderwoche haben wir Sie bereits über den anstehenden Systemwechsel zu SAP und die damit zusammenhängende vorübergehende Abschaltung der Altsysteme informiert.

Um sicherzustellen, dass Sie auch wirklich im Blick haben, was genau das für Sie bedeutet, möchten wir das hier noch einmal für Sie zusammenfassen:

Die Portale QISPOS und QISSOS werden von Donnerstag, 5. Dezember bis einschließlich Dienstag, 10. Dezember, deaktiviert.

  • Während dieser Zeit können Sie sich weder zu Prüfungen an- noch von ihnen abmelden.
  • Sie können keine Einsicht in Ihre Noten nehmen.
  • Sie können keine Adressänderungen vornehmen.
  • Es können keinerlei Bescheinigungen erstellt und heruntergeladen werden – auch keine Studienbescheinigungen, BAFöG-Bescheinigungen oder Notenübersichten.

Die Abschaltung wird nicht nur Sie, sondern auch die Mitarbeiter*innen in den Prüfungsteams und im Studierendensekretariat betreffen. Daher können auch diese nicht auf Systeme wie die Studierendendatenbank oder die Prüfungsdatenbank zugreifen. Es ist entsprechend auch den Mitarbeiter*innen nicht möglich, während des Zeitraums der Abschaltung individuelle Auskünfte zu geben, Anträge vor Ort zu bearbeiten oder Bescheide auszustellen.

Bitte nutzen Sie den durch diese Information entstandenen zeitlichen Vorlauf, um sich ggf. nötige Unterlagen vorab zusammenzustellen.

Am 5. Dezember werden sowohl das Studierendensekretariat als auch das Referat Prüfungen dennoch ihre Sprechstunden zur gewohnten Zeit anbieten.

Das Referat Prüfungen wird dann am 6., 9. und 10. Dezember seine Sprechstunde ausfallen lassen müssen. Selbiges gilt für die Sprechstunde des Studierendensekretariats zur Bewerbung und Immatrikulation am 9. Dezember.

Sobald unsere Umstellung auf SAP erfolgreich abgeschlossen ist, informieren wir Sie – ebenso natürlich, falls sich wider Erwarten weitere Einschränkungen oder Änderungen ergeben sollten.

Wir hoffen, Ihnen mit dieser Vorabankündigung noch offene Fragen beantwortet zu haben und danken für Ihre Geduld.

Mit freundlichen Grüßen

 

Ihr Studierendensekretariat der TU Berlin

Deactivation of our old systems

Dear Students

 

We already let you know about our change-over to SAP and the upcoming temporary shut-down of our existing systems.

However, to make sure you are fully aware of all the consequences for you personally, we would like to sum them up once more:

Both QISPOS and QISSOS portals will be completely down from Thursday, December 5th to Tuesday, December 10th (incl.).

  • During that time you will not be able to register for or sign off exams.
  • You will not be able to access your grades.
  • You will not be able to conduct changes of address.
  • It will not be possible to create nor download any certificates – including certificates of enrolment, BAFöG certificates or lists of grades.

Just as this shut-down will be affecting you, it will also apply to our staff at the Registrar’s Office and at the Admissions Office. Hence none of those teams will be able to access neither the students’ data base nor the exams data base during that time. Therefore they will not be able to give any individual information, deal with applications or prepare certificates of any kind.

We kindly ask you to make the best of this advance notice to already prepare any documents you might need.

However, both the Student’s Office and the Registrar’s Office will hold their consultation hours on December 5th as usual.

On December 6th, 9th and 10th, consultation hours at the Registrar’s Office need to be cancelled. The same goes for the Admissions Office on December 9th.

As soon as our change-over to SAP is complete, we will let you know. We will also keep you updated should any other restrictions or changes occur.

Hoping that we were able to answer all of your remaining questions, we are sincerely grateful for your patience.

Best wishes

 

Your Office of Student Affairs of TU Berlin

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